Siedziba firmy w mieszkaniu – oszczędność czy dodatkowe wydatki?

Wiele osób zakładających własną firmę lokalizuje jej siedzibę w swoim lub wynajmowanym mieszkaniu. Takie rozwiązanie wiąże się z licznymi korzyściami polegającymi przede wszystkim na ograniczeniu opłat. Jest to bardzo praktyczne rozwiązanie, zwłaszcza w sytuacji, gdy system naszej pracy nie wymaga wynajęcia biura, a wszystkie obowiązki związane z prowadzeniem działalności możemy wykonywać w domu. Musimy jednak pamiętać, że siedziba firmy nie musi być miejscem, w którym świadczymy usługi, a przede wszystkim – stanowiskiem gdzie pełnimy czynności administracyjne oraz przechowujemy niezbędną dokumentację

Kogo poinformować o zlokalizowaniu przedsiębiorstwa w miejscu zamieszkania?

Każdorazowo informację o prowadzonej w mieszkaniu działalności jesteśmy zobowiązani zgłosić do Urzędu Gminy. Dlaczego jest to takie ważne? Ponieważ na podstawie zgłoszenia ustala się, czy doszło do przekształcenia mieszkania bądź jego części w lokal użytkowy. Jeżeli taka zmiana nastąpiła, na przedsiębiorcę nakładany jest wyższy podatek od nieruchomości. W 2016 roku stawka podatku dla powierzchni mieszkalnych wynosiła 0,75 zł/m kw., zaś kwota określona dla powierzchni zajętych na prowadzenie działalności gospodarczej lub z nią związanych była znacznie wyższa i wynosiła 22,86 zł od m kw. powierzchni użytkowej. Co do zasady nie mamy obowiązku, aby informować o prowadzonej działalności wspólnotę mieszkaniową. Mamy pełne prawo do założenia firmy pod adresem miejsca zamieszkania oczywiście pod warunkiem, że działamy zgodnie z zasadami współżycia społecznego. Niestety, jak to często w życiu bywa – od każdej reguły są wyjątki. Przez te właśnie odstępstwa bezpieczniej jest, aby założenie siedziby firmy w mieszkaniu w każdym przypadku zgłaszać. Między innymi, dlatego, że profil naszej działalności może wymagać uzyskania dodatkowych zgód. Takie zgłoszenie ubezpiecza nas również przed sąsiadami, którym może przeszkadzać prowadzona za ścianą firma. Ponadto istnieje możliwość, że wspólnota uzna prowadzoną działalność za podstawę do naliczenia dodatkowych opłat za lokal. Tym bardziej warto jest mieć świadomość tego, że czekać nas mogą dodatkowe wydatki. Dzięki zgłoszeniu możemy zawczasu uwzględnić je w budżecie.

Kiedy wzrastają opłaty?

Kwota opłaty po rozpoczęciu działalności zależy przede wszystkim od tego, czy w mieszkaniu zostanie wydzielona strefa służąca tylko i wyłącznie do prowadzenia działalności. Jeśli lokal lub jego części pomimo zlokalizowania w nim firmy nadal będzie pełnił także funkcję mieszkalną, stawka opodatkowania nie powinna ulec zmianie. Podstawą do podwyższenia opłat jest jedynie sytuacja, kiedy następuje zmiana sposobu użytkowania lokalu, czyli gdy mieszkanie w całości lub w wydzielonej części służy wyłącznie do wykonywania prac związanych z prowadzeniem firmy. Czynsz może być również podwyższony na przykład w przypadku, gdy wspólnota uzna, że w związku z prowadzoną przez nas działalnością wzrasta liczba osób odwiedzających lokal lub zwiększa się ilość produkowanych przez nas odpadów. Jak już wcześniej wspominano zlokalizowanie siedziby firmy w mieszkaniu to nie tylko podwyższony czynsz, ale również szansa na oszczędności. Część wydatków związanych z mieszkaniem możemy przecież wliczyć w koszty uzyskania przychodu. Do takich kosztów zalicza się między innymi: opłaty za media, czynsz, telefon i Internet, odsetki od kredytu, amortyzację i remont mieszkania oraz zakup wyposażenia. Musimy jednak pamiętać, że takie wydatki możemy zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu jedynie w sytuacji, gdy lokal lub jego wydzielona część służy wyłącznie do celów związanych z prowadzeniem firmy. Jeśli wykorzystujemy pomieszczenia również do celów prywatnych, wspomniane wydatki mają charakter osobisty.

Prowadzenie działalności w wynajmowanym mieszkaniu

Co jeśli nie posiadamy własnego mieszkania, a chcielibyśmy założyć firmę? Istnieje możliwość, aby zlokalizować jej siedzibę w lokalu aktualnie przez nas wynajmowanym. Żeby wszystkie formalności dopełnić bez większych problemów, w momencie rejestrowania działalności powinniśmy posiadać zgodę właściciela oraz potwierdzony na piśmie tytuł prawny do mieszkania. Takie rozwiązanie niesie jednak za sobą pewne ryzyko. Przede wszystkim, dlatego, że rozwiązanie umowy najmu dla osoby prowadzącej działalność nie jest już wtedy takie proste. Przeprowadzka wiąże się z koniecznością zmiany danych adresowych firmy w urzędach, na stronach internetowych, w reklamach czy na pieczątkach. Taki stan rzeczy mogą wykorzystywać wynajmujący na przykład poprzez podnoszenie czynszu. Ewentualne długi firmy to ryzyko także dla właściciela lokalu. Oczywiście nie jest nimi obciążany, ale w przypadku pojawienia się niezgodności może on zostać zobowiązany do złożenia wyjaśnień. Wizyty wierzycieli również nie są w tym wypadku wykluczone.

Karolina Pełka