Dokumenty niezbędne do podpisania aktu notarialnego

Zgodnie z prawem, zakupu lub sprzedaży mieszkania możemy dokonać tylko na podstawie aktu notarialnego sprzedaży. Dokument ten musi być sporządzony przez uprawnionego do tego notariusza. Żadna inna forma nie może być podstawą do zmian zapisów w księdze wieczystej. Żeby notariusz mógł sporządzić akt, musimy dostarczyć mu szereg dokumentów potwierdzających stan prawny mieszkania. Ich lista w zależności od rodzaju oraz faktycznego stanu nieruchomości może się zmieniać

Dokumenty wymagane bez względu na rodzaj nieruchomości

Istnieje lista dokumentów obligatoryjnie wymaganych przez notariusza dla wszystkich typów nieruchomości. Należą do nich:

1. Tytuł prawny nabycia nieruchomości – to najważniejszy dokument, jaki musimy dostarczyć notariuszowi. W zależności od sposobu, w jaki sprzedający wszedł w posiadanie nieruchomości może to być: umowa kupna, darowizny lub zamiany. Każda obowiązkowo w formie aktu notarialnego.  Jeśli właściciel otrzymał nieruchomość w spadku, konieczne jest dostarczenie dokumentu potwierdzającego dziedziczenie nieruchomości. W przypadku nabycia nieruchomości od dewelopera, wymaganym dokumentem jest akt notarialny ustanowienia odrębnej własności lokalu. Jeśli mieszkanie nabyto w drodze spadku lub darowizny, konieczne jest również dostarczenie zaświadczenia z Urzędu Skarbowego o tym, że uregulowany został podatek od spadków i darowizn.
2. Odpis z księgi wieczystej – znajdują się w nim wszystkie podstawowe dane dotyczące nieruchomości takie jak: stan prawny, lokalizacja, dane właścicieli, hipoteka i obciążenia, jakie zostały ustanowione na nieruchomości. Odpis możemy uzyskać na stronie Elektronicznych Ksiąg Wieczystych lub poprzez złożenie wniosku w Sądzie Rejonowym. W tym celu konieczne jest uiszczenie opłaty za wydanie zaświadczenia w wysokości 30 zł.
3. Dokument potwierdzający tożsamość – dowód osobisty lub paszport oraz numery NIP i PESEL osoby sprzedającej oraz kupującej nieruchomość.

Sprzedawcy spółdzielczego prawa muszą zgromadzić więcej dokumentów

W przypadku transakcji, której przedmiotem jest spółdzielcze własnościowe prawo do mieszkania konieczne jest dostarczenie dodatkowych dokumentów. Najważniejszym z nich jest zaświadczenie ze spółdzielni potwierdzające, że sprzedający jest jej członkiem i że przysługuje mu spółdzielcze własnościowe prawo do lokalu oraz że nie zalega z żadnymi opłatami. Ponadto notariusz może poprosić o dostarczenie: przydziału lokalu ze spółdzielni i dokumentu potwierdzającego, że dotychczasowy właściciel dokonał wpłaty wkładu budowlanego.

Mieszkanie z rynku pierwotnego – dokumenty dostarcza deweloper

Oprócz dokumentu tożsamości przedstawiciel dewelopera powinien przedłożyć: wypis i wyrys z rejestru gruntów, wypis z kartoteki lokali, pozwolenie na budowę, zaświadczenie o oznaczeniu budynku numerem porządkowym oraz zaświadczenie o samodzielności lokali, plany wszystkich kondygnacji budynku według inwentaryzacji powykonawczej, uchwałę zarządu spółki zezwalającej na sprzedaż lokali oraz aktualny odpis z KRS.

Dokumenty niestandardowe

W zależności od okoliczności możemy być poproszeni o przygotowanie dodatkowej dokumentacji. Jeśli nie kupujemy mieszkania za gotówkę, a mieszkanie jest finansowane ze środków pochodzących z kredytu bankowego przygotujmy umowę kredytową. Poprośmy również bank o wystawienie zaświadczenia o udzielonym nam kredycie. Notariusz na pewno poprosi nas o taki dokument. Jeśli kupowana przez nas nieruchomość jest obciążona hipoteką, potrzebujemy dodatkowo zaświadczenia z banku do spłaty zadłużenia. Powinno ono zawierać informacje o: saldzie kredytu, numerze rachunku do całkowitej jego spłaty oraz zgodę na zwolnienie zabezpieczeń przez bank po całkowitej spłacie kredytu. Sprzedający może też zostać poproszony przez nabywcę o zaświadczenie o wymeldowaniu mieszkańców, uzyskane w urzędzie gminy lub miasta. Dokument potwierdza, że w mieszkaniu nikt nie jest zameldowany.

Wymagane dokumenty powinniśmy zacząć kompletować wcześniej. Żadnego z nich nie dostaniemy raczej od ręki, a na niektóre trzeba czekać tygodniami (np. spółdzielnia ma miesiąc na wydanie zaświadczeń). Co więcej – wskazane dokumenty musimy dostarczyć notariuszowi wcześniej, żeby kancelaria miała czas na przygotowanie treści aktu. Pamiętajmy, że obowiązkiem notariusza jest jedynie potwierdzenie zgodnej woli obu stron. To przede wszystkim od nas zależy, co znajdzie się w akcie notarialnym. Przed podpisaniem aktu jego treść jest oficjalnie odczytywana przed kupującym oraz sprzedającym. Po zawarciu transakcji oryginał umowy sprzedaży zostaje u notariusza. Kupujący i sprzedający otrzymają po jednym egzemplarzu wypisu z aktu. Notariusz ma obowiązek przechowywać akt notarialny przez okres 10 lat. Po upływie tego czasu zostaje on przekazany do archiwum sądowego. Złożenie wniosku do Sądu Rejonowego o wpisanie danych nowego właściciela do księgi wieczystej również należy do obowiązku notariusza.

Karolina Tomala